Bezpieczeństwo podczas eventów – jak zabezpieczyć prawidłowo teren imprezy?

Lubimy uczestniczyć w różnych, ciekawych wydarzeniach. Pozytywna atmosfera, wyluzowani ludzie, ciekawe atrakcje brzmią kusząco. Natomiast mało kto z uczestników zastanawia się nad tym, ile pracy wymaga zapewnienie bezpieczeństwa podczas eventów i odpowiednie zabezpieczenie terenu imprezy. Jak to zrobić? Już wyjaśniamy!

Dlaczego bezpieczeństwo podczas eventów jest ważne?

W ostatnim artykule również poruszaliśmy kwestię bezpiecznych imprez, jednak z nastawieniem na atrakcje dla dzieci, przede wszystkim dmuchańce. Tym razem potencjalnym zagrożeniem do omówienia jest nie tylko wiatr, ale i wiele innych czynników. Z warunków atmosferycznych może być to deszcz, grad, śnieg, czy nadmierne słońce. Z pozostałych: źle zabezpieczony sprzęt, za mała przestrzeń wydarzenia w stosunku do ilości osób i wiele innych czynników, które wkrótce poznasz. 

Bezpieczeństwo podczas eventów jest w gruncie rzeczy ważniejsze niż ciekawy program, duża ilość gości czy sprzedanych gadżetów. Zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom wydarzenia jest podstawowym obowiązkiem organizatora, a niewywiązanie się z niego może spowodować poważne konsekwencje. Najgorszą z nich może być czyjaś śmierć. Choć brzmi drastycznie, takie rzeczy naprawdę się zdarzają. 

Pomijając przykład z dmuchanym zamkiem w Australii z poprzedniego artykułu, przypomnijmy koncert Travisa Scotta na festiwalu Astroworld w Teksasie. Gdy tłum zaczął napierać na scenę, wybuchła panika, w wyniku czego zostało zadeptanych na śmierć 10 osób, w tym 9-latek (rannych było ponad 200 osób). Jednak wydarzenie dało się przewidzieć, gdyż podobne napieranie na tłum, przechodzenie za barierki, bójki miały miejsce już na wcześniejszych koncertach Travisa Scotta. Co więcej, jedna z pielęgniarek obecna podczas koncertu twierdzi, że medycy nie mieli też przy sobie defibrylatorów i sprzętu do resuscytacji. W dodatku impreza została tak ogrodzona barierkami, że osoby, które chciały się ewakuować, nie miały szansy na ucieczkę. Amerykańskie media podawały, że: „tej tragedii można było uniknąć”. Od samego początku, gdy przed koncertem Scotta bramki VIP zostały zniszczone,  widać było że służby porządkowe nie panują nad tłumem. 

Oczywiście nie wszystkie wypadki są na tak masową skalę. Czasami podczas eventów zdarzają się pojedyncze omdlenia, czy inne sytuacje zagrażające życiu,. Grunt, czy organizatorzy są na takie sytuacje odpowiednio przygotowani. Poniżej przygotowaliśmy wskazówki, dotyczącego kwestii związanych z bezpieczeństwem, których na pewno nie można pominąć przy organizacji wydarzenia masowego. 

Jak zadbać o bezpieczeństwo podczas eventów – wskazówki:

1. Pamiętaj o regulaminie imprezy. Niech będzie on widoczny i dostępny dla wszystkich. Każdy uczestnik musi go zaakceptować przed wejściem na wydarzenie. Gdyby doszło do nieszczęśliwego wypadku z powodu nieprzestrzegania regulaminu przez któregoś z uczestników, Ty jako organizator nie będziesz ponosił za to odpowiedzialności. 
2. Zatrudnij osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo. Ochrona, służba porządkowa, informacja dla gości, pomoc medyczna to ważne stanowiska, służące bezpieczeństwu na eventach. Nie warto rezygnować z tych elementów w celu poszukiwania oszczędności finansowych. Również warto pomyśleć o osobach zajmujących się BHP, elektrykach, a także strażakach, a przynajmniej powiadomieniu takich służb, gdzie i kiedy odbywa się event.  
3. Zadbaj o dobrze wyposażoną apteczkę, a w przypadku większych imprez – obstawę medyczną. W końcu nigdy nie wiemy, co komu może się zdarzyć. 
4. Zadbaj o odpowiednie oznakowania. Niewiedza uczestników powoduje zbędne zamieszanie, a nawet zbiorową panikę. Dlatego postaraj się o to, by uczestnicy wiedzieli, gdzie się co znajduje. Ważne punkty takie jak toalety, punkt medyczny, informacyjny, ochrona, wyjścia ewakuacyjne powinny być zaznaczone na mapce lub oznakowane strzałkami. Drogi ewakuacyjne, wyjścia, a także punkty zbiórki i ewakuacji powinny być oznaczone zarówno w miejscu odbywania się imprezy, jak i na specjalnych planach. 
5. Przed każdą imprezę informuj uczestników o bezpieczeństwie imprezy (w regulaminie, na biletach, zaproszeniach, poprzez konferansjera, plakaty czy tablice).

 

Podstawowe błędy w zabezpieczaniu imprez

Błędy podczas zabezpieczania eventów zdarzają się dość często. O wielu z nich nie jest głośno, gdyż nie skutkują poważniejszymi konsekwencjami. Czasem dlatego, że były to błędy dosyć niewielkie, a czasem, dlatego że organizatorzy mieli zwyczajnie szczęście. Jednak nie warto ryzykować. Jakie błędy w zabezpieczaniu imprez występują najczęściej? Na pewno w świecie eventów można spotkać się z wydarzeniami, na które zaproszone zostało za dużo osób w stosunku do miejsca, czy obiektu, gdzie odbywa się impreza. Skutkuje to nie tylko frustracją uczestników (nikt nie lubi, gdy jest człowiek na człowieku), ale i większą szansą, że komuś coś się stanie. Za mało miejsca to jedno, drugie zaś – za mała ilość obsługi. To poważny błąd, gdy organizator nie zapewnia wystarczająco dużo członków ochrony, służby medycznej, czy porządkowej. Inny błąd to nie branie pod uwagę lokalizacji imprezy. Utrudnienia w dojeździe, czy powrocie uczestników to nie wszystko. Lokalizacja może bowiem być związana z podwyższonym ryzykiem. Umiejscowienie blisko wody, torów kolejowych, w miejscu łatwopalnym itp. może wymagać stworzenia dodatkowych zabezpieczeń.

Nie cena, a jakość 

Zwykle zleceniodawcy wydarzeń, samą organizację zlecają podmiotom zewnętrznym. Nierzadko chcą zrobić to jak najniższym kosztem. Jednak czy warto? Zanim podejmiesz decyzję wyłącznie na podstawie ceny, zobacz czy firma organizująca event do kwestii bezpieczeństwa nie podchodzi po macoszemu. Podobnie rzecz się ma sprzętu, który wypożyczasz. Chociażby urządzenia, mające lata świetności za sobą nie wróżą dobrze. Oszczędzasz grosze w stosunku do ryzyka, które podejmujesz. Przede wszystkim liczy się zdrowie i życie ludzkie. Bezpieczeństwo podczas eventów powinno liczyć się ponad wszystko. 

Ubezpieczenie imprez masowych

Każdy organizator wydarzenia powinien posiadać ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC). Jak podaje Rozporządzenie Ministra Finansów  z dnia 11 marca 2010 roku w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej organizatorów imprez masowych: “Ubezpieczeniem OC jest objęta odpowiedzialność cywilna organizatorów imprez masowych, na które wstęp jest odpłatny, za szkody wyrządzone w okresie trwania ochrony ubezpieczeniowej, w następstwie działania lub zaniechania ubezpieczonego, osobom w nich uczestniczącym”. Organizatorzy powinni być również wpisani do Rejestru Organizatorów Turystyki. 

Jakich ludzi rekrutować?

W końcu należy wspomnieć o kadrze, którą zatrudniasz. Czy możesz jej zaufać? Sprawdź wcześniej, czy są to odpowiednio wykwalifikowane i doświadczone osoby. Zwracaj uwagę na ich referencje, a także na znajomość ustawy o imprezach masowych. Ważna jest też umiejętność odnalezienia się w sytuacji, gdy dużo dzieje się dookoła.

Zadbaj o zatrudnienie odpowiedniej ilości obsługi, w tym ochrony. Podczas organizacji wydarzeń nie warto oszczędzać na pracownikach. W końcu zależy nam, aby wszystko było dopięte na ostatni guzik. A któż jak nie pracownicy mogą pomóc Ci tego dokonać? Organizacja eventów zgodnie z zasadami bezpieczeństwa to podstawa, o której nie można zapomnieć. Zgadzamy się jednak, że nie należy to do najprzyjemniejszych obowiązków organizacyjnych. Jeżeli masz za dużo na głowie bądź zwyczajnie nie chce Ci się odhaczać kolejnych punktów, upewniając się, że o wszystkim pamiętałeś, możesz zlecić to nam. Nasza agencja FSWO działa na rynku eventowym już ponad 13 lat. Mamy spore doświadczenie, ale co najważniejsze, organizujemy zawsze bezpieczne eventy, zwracając uwagę na każdą kwestię.