
Bezpieczeństwo podczas eventu? Jak osiągnąć maksymalne? Checklista organizatora
Bezpieczeństwo podczas eventu? Checklista organizatora eventu.
Każdy, kto organizuje wydarzenie, przejmuje odpowiedzialność za zabezpieczenie uczestników przed różnego rodzaju niebezpieczeństwami. W trakcie organizacji 134 wydarzeń w 2023 roku, w tym 8 imprez masowych, nasza agencja eventowa FSWO osiągnęła wskaźnik bezwypadkowości na poziomie 100%. Chociaż przewidzenie każdej sytuacji nie jest możliwe, istnieje zestaw niezbędnych kryteriów, które muszą zostać spełnione przed inauguracją eventu. Tylko po odhaczeniu każdego punktu na liście kontrolnej możemy rozpocząć wydarzenie, mając świadomość, że zrobiliśmy wszystko, co w naszej mocy, by zapewnić bezpieczeństwo jego uczestnikom.
1 Wybór lokalizacji na event
Decyzja o lokalizacji wydarzenia wpływa nie tylko na narrację, którą chcemy przekazać, ale również na bezpieczeństwo gości, atmosferę i postrzeganie wydarzenia przez uczestników. Jest to kluczowy element planowania, gdyż wpływa na szereg potencjalnych ryzyk. Warto zatem dokładnie przeanalizować aspekty takie jak dostępność dla służb ratunkowych, ryzyko związane z czynnikami naturalnymi (jak powodzie, obecność zbiorników wodnych, strefy osuwisk), ukształtowanie terenu, prace budowlane oraz możliwości ewakuacji. Istotne jest również, by zwrócić uwagę na odpowiednią szerokość wejść i wyjść ewakuacyjnych, które muszą zapewnić bezproblemowe opuszczenie miejsca wydarzenia w sytuacji zagrożenia.
2 Zaplanowanie infrastruktury
Organizacja infrastruktury obejmuje strategiczne rozmieszczenie scen, systemów nagłośnieniowych, oświetlenia, a także dodatkowych elementów i ich zabezpieczenie. Dla wydarzeń na świeżym powietrzu niezbędne jest zabezpieczenie infrastruktury przed niekorzystnymi warunkami pogodowymi. Należy także przewidzieć wyraźne oznaczenia dla stref wejścia, wyjścia i ewakuacji, rozmieścić bariery oraz znaki zapewniające płynność ruchu. Ważne jest również podjęcie działań inkluzywnych, polegające na dostosowaniu przestrzeni do potrzeb osób z różnymi rodzajami niepełnosprawności, w tym niewidomych i głuchoniemych. Ponadto, obszary uznane za potencjalnie niebezpieczne muszą być jasno oznaczone i odpowiednio zabezpieczone.
3 Obecność służb ratunkowych na evencie
Nasza agencja eventowa FSWO rekomenduje obecność zespołu medycznego z ambulansem, straży pożarnej i agencji ochroniarskiej na każdym evencie z udziałem ponad 500 osób. Takie wsparcie służb zwiększa bezpieczeństwo i komfort uczestników, niezależnie od rozmiaru imprezy. Stanowiska pierwszej pomocy muszą być jasno oznaczone i łatwo dostępne dla gości. Kluczową kwestią w zapewnieniu bezpieczeństwa jest efektywna komunikacja między organizatorami a zespołami odpowiedzialnymi za bezpieczeństwo.
4 Zarządzanie tłumem
Aby spełnić normy bezpieczeństwa, przed każdym wydarzeniem musi zostać określony maksymalny limit uczestników. Nadmierna liczba osób może stwarzać zagrożenie. Na miejscu wydarzenia powinny być obecne osoby odpowiadające za zarządzanie tłumem, aby zapewnić płynność ruchu i i bezpieczeństwo uczestników. Skutecznym narzędziem, z którego warto korzystać podczas eventów, są aplikacje pozwalające na wygenerowanie biletów na wydarzenie z funkcją skanowania kodów QR, które umożliwiają weryfikację uczestników i ich liczby. Nasza agencja FSWO korzysta z platformy iPlatform.app. Istotne jest także dokładne przeszkolenie personelu w zakresie efektywnego zarządzania tłumem.
5 Higiena i bezpieczeństwo żywności
Podczas organizacji wydarzeń, należy ścisłe przestrzegać zasad higieny żywności, szczególnie dbając o odpowiednie przechowywanie produktów. Osoby odpowiedzialne za przygotowywanie i podawanie posiłków powinny korzystać z jednorazowych rękawiczek oraz regularnie myć ręce. Dodatkowo, organizatorzy eventów powinni transparentnie informować o obecności alergenów. Mając na uwadze zrównoważone działania, pozostałą po evencie żywność możemy rozdać uczestnikom w przygotowanych wcześniej pudełkach lub przekazać bankom żywności.
6 Procedury
Procedury stanowią fundament. Są podstawą podjęcia właściwych kroków w sytuacjach nieprzewidzianych. Przy tworzeniu procedur, niezbędne jest unikanie rutyny – procedury bezpieczeństwa muszą być regularnie aktualizowane, uwzględniając nowe zagrożenia oraz warunki panujące na miejscu wydarzenia. W przypadku organizacji imprez masowych, należy szczególnie zwracać uwagę na lokalne regulacje i wytyczne, które mogą się różnić w zależności od kraju, regionu lub charakteru samej imprezy.
Bezpieczeństwo podczas eventu
Bezpieczeństwo jest priorytetem podczas każdego wydarzenia, dlatego należy podejmować wszelkie niezbędne środki, by zminimalizować potencjalne zagrożenia i zapewnić ochronę wszystkim uczestnikom eventu. Środki bezpieczeństwa zawsze powinny być dostosowane do konkretnych warunków, lokalizacji oraz rodzaju potencjalnych zagrożeń. Zapewnienie maksymalnego poziomu bezpieczeństwa dla uczestników wydarzenia oraz minimalizacja ewentualnych ryzyk to obowiązek każdego organizatora eventów.