Eventy pracownicze – jak robić to dobrze?
Eventy pracownicze – jak robić to dobrze?
Eventy pracownicze – co musisz wiedzieć? Po przeżyciach związanych z odwołaniem zeszłorocznego Fest Festivalu, każdy, kto chce zorganizować event, powinien zachować wzmożoną czujność. Bez względu na to, czy jest to festiwal, koncert, targi czy piknik pracowniczy, warto zachować ostrożność i zweryfikować elementy eventu na etapie planowania. Jak do tego podejść? Oto kilka wskazówek.
Weryfikacja agencji eventowej i nieuczciwych praktyk
Organizacja wydarzenia dla pracowników najczęściej leży w gestii działów HR i działów zakupów. Wybór agencji eventowej, ofertowanie, negocjacje cen – to tylko niektóre z elementów, na które składa się organizacje wydarzenia już na etapie planowania. Od tego momentu warto pamiętać o kilku kluczowych kwestiach, które mogą zadecydować o całym przedsięwzięciu.
Pierwszym krokiem, jaki powinno się podjąć na etapie planowania wydarzenia, jest odpowiednia weryfikacja agencji eventowej lub innych, potencjalnych partnerów biznesowych. Mowa tutaj o sprawdzeniu zabezpieczenia finansowego (KRS, udostępnienie dokumentów finansowych, danych z rejestru dłużników), doświadczenia i referencji. W przypadku agencji, istotne są także informacje dotyczące bezpieczeństwa i bezwypadkowości eventów. W myśl wprowadzanych w życie przepisów z zakresu zrównoważonego rozwoju, weryfikacji powinni zostać także poddani pozostali dostawcy przewidziani w łańcuchu dostaw konkretnego projektu. Nasza agencja eventowa FSWO posiada już dwa certyfikaty w tym zakresie: EcoVadis i Avetta. Zachowanie odpowiedniej czujności na tym etapie pomaga wykluczyć błędy podczas wyboru i zakupu oferty eventowej.
Będąc w miejscu firmy organizującej event musimy mieć także świadomość, że coraz częstszą praktyka jest wykradanie pomysłów lub korzystanie z cudzych ofert. Dochodzi do sytuacji, w których firma zbiera oferty, wybiera koncepcję jednej z nich i przekazuje do realizacji innej firmie niż ta, która ofertę stworzyła. Miejmy świadomość, że opracowanie koncepcji eventowej wymaga dużej pracy i kreatywności, dlatego powinno się odejść od takich praktyk oraz przy wyborze oferty kierować się także jej kreatywnością i jakością, nie tylko ceną.
Precyzyjny brief, weryfikacja rynku i oszacowanie budżetu
Dookreślony, skonkretyzowany, zawierający jak najwięcej szczegółów – te wytyczne określają perfekcyjnie przygotowany brief. Każda agencja eventowa przygotowując ofertę wydarzenia potrzebuje wiedzieć co dana firma chce osiągnąć poprzez organizację eventu, co na nim zapewnić oraz jakie cele strategiczne osiągnąć. Im bardziej sprecyzowana strategia, cele i założenia przedsiębiorstwa i samego wydarzenia, tym lepszą ofertę jest w stanie przedstawić organizator eventu. Brief powinien zawierać również jasno określone kryteria oceny oferty.
Częstym przypadkiem są sytuacje, w których pod uwagę w pierwszej kolejności brana jest cena, bez weryfikacji jakości proponowanych usług czy produktów. Przed wysłaniem zapytania ofertowego warto jest zbadać rynek, aby mieć realistyczne wyobrażenie o kosztach i możliwościach. Unikniemy w ten sposób niedoszacowania budżetu i niepotrzebnych niespodzianek. Skutkiem decyzji popartej brakiem weryfikacji jakości usług jest niespełnienie oczekiwań i niedowiezienie spodziewanych efektów, co może przełożyć się na niechęć pracowników do kolejnych eventów.
Inną kwestią, która często pozostaje sporna, jest nieuzasadnione nieujawnianie budżetu, czyli unikanie odpowiedzi na pytania związane z choćby szacunkowym budżetem na organizację eventu lub jego poszczególnych elementów (typu obecność gwiazdy na evencie, show, dedykowany catering etc.). Zachowanie przejrzystej komunikacji z agencją eventową jest bardzo ważne. Im więcej informacji zostanie wymienionych na linii agencja-klient, tym łatwiej będzie stworzyć jak najlepszą i dopasowaną do potrzeb ofertę.
Niedoszacowania i feedback
W momencie, gdy zlecamy agencji organizację eventu, powinniśmy zdać się na jej wiedzę i doświadczenie. Działy HR czy zakupów nie są zobowiązane do posiadania specjalistycznej wiedzy w temacie eventów, agencja eventowa – tak. To ona powinna posiadać konkretną wiedzę i właściwe rozwiązania. Współpraca agencji eventowej i firmowych działów odpowiedzialnych za organizację imprezy dla pracowników powinna doprowadzić do wypracowania najlepszych rozwiązań dla danej firmy. Z perspektywy klienta, po zapoznaniu się z ofertą, powinniśmy wrócić z feedbackiem.
Często zdarza się, że w zapytaniu od klienta brakuje jasno wskazanych kluczowych dat, np. niedoprecyzowanie czasu na wybór miejsca wydarzenia. Przekłada się to na zmniejszenie możliwości wyboru atrakcyjnych lokalizacji, obiektów czy atrakcji wraz z upływem czasu. Innym problemem bywa zbyt krótki deadline od momentu złożenia zapytania,j do momentu przedstawienia oferty. W niektórych przypadkach dochodzi do sytuacji, w którym przygotowanie ciekawej oferty na wysokim poziomie jest niemożliwe.
W agencji eventowej FSWO pamiętamy również o tym, by spojrzeć na eventy w skali makro. Z reguły dobrym pomysłem jest rozplanowania wydarzeń dla pracowników, klientów, partnerów biznesowych w skali całego roku. Ułatwi to stworzenie harmonogramu i budżetu. Agencje eventowe najczęściej podchodzą do organizacji wydarzeń w danej firmie właśnie w skali makro, czyli nie ograniczając się do organizacji jednego pikniku rodzinnego, ale rozplanowania ciekawych wydarzeń w dłuższej perspektywie czasowej. Spojrzenie na event jako element utożsamiania się pracowników z marką, tworzenia wizerunku marki, budowania pozycji dobrego pracodawcy powinno być rozważane w szerszej perspektywie, by przynieść efekty.
Organizując eventy pracownicze, kluczowe jest staranne przeanalizowanie agencji eventowych oraz jasne określenie briefu i budżetu, aby uniknąć niedoszacowań i niepotrzebnych niespodzianek. Otwarta komunikacja z partnerami biznesowymi oraz świadomość możliwych nieuczciwych praktyk są kluczowe dla sukcesu organizacji, zapewniając udane i satysfakcjonujące wydarzenie dla pracowników. Dzięki temu podejściu możliwe jest zbudowanie pozytywnego wizerunku firmy oraz wzmocnienie zaangażowania pracowników w życie organizacji.
