10 rzeczy na które powinieneś zwrócić uwagę przy planowaniu eventu.

 

Organizacja eventu jest jednym z narzędzi kształtowania wizerunku firmy. W zależności od potrzeb i możliwości, takie wydarzenia przyjmują różną skalę i formę. Mogą to być wydarzenia biznesowe (jak konferencje, targi, kongresy), incentive events (służące podniesieniu motywacji pracowników i osób współpracujących z firmą), imprezy okolicznościowe, team building, szkolenia i wiele, wiele innych. Oryginalny i niekonwencjonalny sposób prezentacji firmy i jej produktów służy  integracji i zacieśnianiu więzi z otoczeniem, wzmacnianiu relacji biznesowych i umacnianiu wizerunku, ale musimy pamiętać o tym, że sama oryginalność i efekt WOW, na którym tak mocno się skupiamy nie wystarczy aby te cele osiągnąć. Przygotowanie eventu wymaga realizacji szeregu zadań i dopracowania wielu szczegółów, dlatego zanim zaczniesz działać odpowiedz sobie na kilka poniższych pytań:

1. Zanim zdefiniujesz cel wydarzenia, zadaj sobie pytanie: z jakimi wyzwaniami i z jakimi problemami mierzy się Twoja firma- zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz. Czy jest to zbyt częsta rotacja pracowników? Niska motywacja pracy? Jak wygląda Twoje otoczenie biznesowe? Jakie masz relacje z partnerami i klientami? Gdzie umiejscowisz swoją firmę pośród konkurencji? Zawsze jest coś, co możemy poprawić w funkcjonowaniu swojego biznesu, naszym wizerunku, relacjach z otoczeniem. Zastanów się, w jakim kierunku chce rozwijać się Twoja firma.

2. Następnie, odpowiadając sobie na te wszystkie pytania określ cel planowanego wydarzenia? Co chciałbyś za jego pomocą zmienić lub osiągnąć? Organizacja eventu firmowego, który nie ma celu, bądź jest on błędnie wyznaczony jest podstawowym błędem popełnianym przez wielu organizatorów. Celem nie jest organizacja integracji dla pracowników, jest narzędziem. Twój cel w tym przypadku to przykładowo: zbudowanie synergicznie działającego zespołu, zwiększenie efektywności i motywacji do pracy, wzmocnienie wizerunku, zwiększenie sprzedaży poprzez pogłębienie relacji z partnerami.

3. Po ustaleniu celu i zdefiniowaniu co chcemy osiągnąć, musimy dokładnie określić grupę docelową. Z jednej strony wydaje się to oczywiste, ale zdarza się, że organizatorzy zapominają do kogo kierują swoje atrakcje. Przykładowo: czy zdarzyło Ci się kiedyś być na imprezie integracyjnej, na której nie potrafiłeś się znaleźć? Nudziłeś się, czułeś się niekomfortowo, albo też zamiast integrować się z całym zespołem, spędziłeś cały wieczór z grupą najbliższych Ci współpracowników? No właśnie. Przy organizacji musimy zawsze pamiętać o tym, kto jest naszym odbiorcą i to z myślą o tych uczestnikach przygotowujemy atrakcje wydarzenia.

4. Kolejnym krokiem jest zaplanowanie koncepcji wydarzenia: jego formy, stylu, atrakcji. Pamiętaj, że event tworzysz zawsze z myślą o realizacji celu i jak najwyższym stopniu atrakcyjności dla Twoich uczestników.

5. Zastosuj elementy grywalizacyjne podczas wydarzenia, które uatrakcyjnią i zwiększą zaangażowanie Twoich gości. Zastanów się również nad dedykowaną aplikacją pod Twoje wydarzenie. W przypadku organizacji targów czy konferencji może ona mieć niezwykle istotne znaczenie pod kątem networkingowym.

6. Wybierz miejsce, które uatrakcyjni wydarzenie. Może warto zaskoczyć gości niestandardową lokalizacją? Konferencja w Muzeum Lotnictwa Polskiego? Dlaczego nie?! Zrób wizję lokalną. Sprawdź, czy to, co zaplanowałeś jest możliwe do zrealizowania w tym miejscu. Upewnij się również, że jest dobrze usytuowane- aby Twoi goście mogli tam bez problemu trafić.

7. Jest to niezwykle istotna kwestia, od której może zależeć frekwencja. Sprawdź czy ten termin nie koliduje z innymi atrakcyjnymi wydarzeniami, spotkaniami, konferencjami. Dobierz porę dnia, odpowiednią do grupy docelowej, formy wydarzenia i planowanych atrakcji.

8. Wybierając podwykonawców, upewnij się, że pracujesz z profesjonalistami. Problemy są nieodłączną częścią każdego eventu, ale dzięki współpracy z doświadczonymi firmami, możesz już na wstępnie uniknąć wielu nieprzewidzianych sytuacji.

9. Dobierz odpowiednie kanały, aby poinformować uczestników i otoczenie biznesowe o wydarzeniu. Upewnij się, że Twoi goście otrzymają od Ciebie odpowiedni komplet informacji, choćby na przykład informację o wymaganym dress codzie, możliwościach dojazdu, parkingu. Postaw się na ich miejscu i pomyśl co sam chciałbyś wiedzieć.

10. Podczas realizacji, pamiętaj że w centrum wydarzenia stoją jego uczestnicy. To o nich musisz zadbać i upewnić się, że mile spędzają czas. Nie bądź biernym organizatorem. Zachęcaj, rozmawiaj, łącz, uczestnicz. I nawet jeżeli usłyszysz nieprzychylny komentarz na temat organizacji- dopytuj. Nie odwracaj głowy, musisz dowiedzieć się gdzie leży jego przyczyna, aby na czas zareagować i poprawić to co „niedoskonałe”. Jest to też dla Ciebie niezwykle cenna wskazówka przy kolejnych organizacjach. Nikt nie jest idealny, ale to właśnie takie sytuacje sprawiają, że z eventu na event będziesz coraz lepszy!!!!!

I na koniec, najważniejsze. Baw się dobrze!