Małe wyjścia integracyjne vs. eventy: Które wybrać?
Małe wyjścia integracyjne vs. eventy: Które wybrać?
Istnieje wiele sposobów na integrację zespołów i budowanie relacji między pracownikami. Jednym z nich są małe wyjścia integracyjne. Czy naprawdę są one lepsze niż większe eventy organizowane przez agencje eventowe? Przyjrzyjmy się bliżej temu tematowi.
Odpowiedzialność za organizację imprezy firmowej
Małe wyjścia integracyjne zespołu to zazwyczaj spotkanie jednego działu, kilkuosobowego zespołu lub niewielkiej grupy współpracowników w luźniejszej atmosferze. Są to wydarzenia o znacznie mniejszej skali, niż imprezy firmowe czy pikniki rodzinne. Może to być wyjście do zwykłej knajpy, kręgielni czy restauracji, gdzie można spędzić popołudnie lub wieczór przy wspólnej kolacji, drinku lub aktywnościach typu kręgle czy bilard. To wydaje się być spokojną i przyjemną opcją na integrację, ale czy rzeczywiście tak jest?
Organizacja takich wyjść wiąże się z pewnymi wyzwaniami. Firma musi wyznaczyć osobę odpowiedzialną za organizację, co może być dodatkowym obciążeniem dla pracowników, którzy niekoniecznie mają doświadczenie w tego typu zadaniach. Dodatkowo, kwestie takie jak bezpieczeństwo czy ewentualne ubezpieczenie pracowników stają się istotnymi zagadnieniami, którymi należy się zająć.
Rozliczenie kosztów małych wyjść integracyjnych również może być problematyczne, szczególnie jeśli chodzi o kwestie podatku VAT czy płatności za alkohol. Dodatkowo, jeśli spotkanie ma charakter integracyjny, firma musi wziąć pod uwagę także koszty związane z dojazdem czy ewentualnym noclegiem dla pracowników spoza miasta.
Odpowiedzialność za bezpieczeństwo
Z kolei większe wydarzenia firmowe organizowane przez agencje eventowe oferują kompleksowe podejście do integracji pracowników. Niezależnie od tego, czy chodzi o organizację imprezy firmowej, team buildingu czy gier integracyjnych, agencja zajmuje się wszystkimi kwestiami organizacyjnymi – lokalizacją, obiektem, cateringiem, brandingiem, atrakcjami, gadżetami, koordynacją, etc. To także współpraca z podwykonawcami. Powierzenie organizacji eventu agencji oznacza mniejsze obciążenie dla pracowników. Gdy organizatorem jest agencja eventowa, to jej pracownicy odpowiadają za dopięcie wszystkiego na ostatni guzik. To także szansa na zaproponowanie nietuzinkowych atrakcji, które zostaną zapamiętane przez uczestników na długo. Rolą pracowników firmy klienta jest wówczas tylko przybycie na wydarzenie i dobra zabawa.
Dodatkowo, organizacja wydarzenia przez agencję eventową eliminuje problemy związane z rozliczeniami czy bezpieczeństwem pracowników. Małe wyjścia zespołowe są bardziej problematyczne w rozliczeniach, a w skali makro angażują większe budżety. Problemy rozpoczynają się już w momencie uwzględniania innych stawek VAT (8 lub 23%). Dużym utrudnieniem jest kwestia rozliczenia alkoholu i faktura za alkohol. Podobnie w kwestii atrakcji przewidzianych podczas spotkania, których koszty najczęściej należy rozliczyć przed wydarzeniem, a polityka firmy nie zawsze na to pozwala. Innym problemem jest także to, że nie zawsze można zapłacić za wszystkie usługi kartą, występują kwestie limitów czy akceptacji budżetów na poszczególne cele. Gdy spotkanie ma formę eventu dla pracowników organizowanego przez agencję eventową, wówczas to ona wchodzi w rolę organizatora, który dogaduje wszystkie kwestie z podwykonawcami oraz organizacyjne i wystawia jedna fakturę klientowi.
W tym miejscu warto powiedzieć także o kwestiach związanych z ubezpieczeniem. Podczas małych wyjść zespołowych firmy nie ubezpieczają swoich pracowników. Przełożeni często nie zdają sobie sprawy z konsekwencji, do jakich może dojść, gdy pracownikowi coś się stanie w czasie takiego wyjścia zespołowego (zwłaszcza, gdy podczas spotkania obecny jest alkohol). Pamiętajmy, że inną kwestią jest spotkanie znajomych po pracy w knajpie, gdzie każdy odpowiada i płaci za siebie, a inną wyjście, podczas którego w grę wchodzą firmowe płatności i budżety.
Satysfakcja pracownika i pracodawcy
Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że małe wyjścia zespołowe są dobrym, kameralnym sposobem na integrację i zacieśnianie relacji w mniejszej grupie, w obrębie działu, zespołu projektowego etc. Trzeba jednak wziąć pod uwagę, że z perspektywy pracodawcy takie małe spotkanie pracownicy mogą organizować we własnym zakresie, prywatnie i bez zbędnych ryzyk związanych z kwestiami bezpieczeństwa dla pracodawcy. Jeśli jednak mimo wszystko decydujemy się na takie mniejsze wyjścia dla pracowników, angażujmy w to partnerów eventowych, którzy na przykład pokryją koszty zgodnie z umowami ramowymi, sprawdzą lokalizację pod kątem bezpieczeństwa, zarekomendują obiekty. Zdaniem naszej agencji eventowej FSWO, powierzenie choć w części organizacji takiego wyjścia agencji, niweluje problemy z płatnościami, kontakt z podwykonawcami, weryfikację lokalizacji i obiektów, plus daje szansę na zaproponowanie nowych rozwiązań eventowych.
Można zadać sobie jeszcze inne, kolejne pytanie – co w przypadku firm, w których większość osób pracuje zdanie? Małe wyjścia pracownicze najczęściej przybierają formę popołudniowego lub wieczornego wyjścia. Czy dla każdego pracownika komfortowe będzie dojechanie na kilka godzin z drugiego końca kraju na spotkanie integracyjne? W tym momencie pracodawca powinien pokryć wszystkie koszty pracownika – dojazd, delegację, a czasami także nocleg. Z kolei jeśli pracownik zrezygnuje z udziału w wydarzeniu, traci środki na niego przeznaczone – budżet przeznaczony na wyjście jest nie do odzyskania.
Biorąc pod uwagę wszystkie za i przeciw, można dojść do wniosku, że większe wydarzenia firmowe organizowane przez agencje eventowe mogą być bardziej korzystne zarówno pod względem integracji pracowników, jak i optymalizacji kosztów. Kluczowe jest tutaj to, że w przypadku organizacji eventu przez agencję, to agencja bierze na siebie wszystkie kwestie i kompleksowo je załatwia. Zapewnia kompleksowe podejście do organizacji, eliminując wiele problemów związanych z małymi wyjściami integracyjnymi. Pod kątem finansowym natomiast, bardziej optymalne wydaje się zorganizowanie dużego, naprawdę atrakcyjnego eventu dla wszystkich działów i pracowników, niż pojedynczych spotkań rozciągniętych w dłuższej perspektywie czasowej. Patrząc na całość, zorganizowanie jednego większego eventu może być bardziej efektywne i satysfakcjonujące dla wszystkich zaangażowanych stron.
