Nieoceniona moc eventów
Zgromadzenie podczas eventu wszystkich pracowników w jednym miejscu jest doskonałą okazją do wykorzystania ich potencjału i wplecenia elementów employer brandingu w organizowane wydarzenie. Eventy mają szerokie znaczenie i są wykorzystywane jako jedno z wielu narzędzi do osiągania celów biznesowych. Punktem wyjścia zarówno w budowaniu ugruntowanej strategii EB, jak i przygotowywaniu wydarzeń jest świadomość biznesowego znaczenia eventów. Wdrożenie do swojej firmy zarówno biznesowych, jak i rozrywkowych evetnów powoduje po pierwsze nawiązanie emocjonalnej więzi pracownika z marką, po drugie doskonale służy promocji pracodawcy.
Możliwości i pomysłów na zorganizowanie eventu istnieje nieskończenie wiele. Trzeba mieć świadomość jak dużo można zdziałać organizując wydarzenie i jak wymierne korzyści biznesowe i organizacyjne osiągnąć.
Trafnym posunięciem jest zlecenie zorganizowania eventu specjalistom – agencjom eventowym, mającym w tej dziedzinie bogate doświadczenie i nieskończone pokłady kreatywności. Działania związane z przygotowaniem naprawdę dobrego wydarzenia muszą być kreatywne i innowacyjne, w czym najlepsze są właśnie agencje. Przy ścisłej współpracy z agencją kluczowe jest przekazanie wszystkich oczekiwań i celów, jakie mają zostać osiągnięte przez organizację eventu. To pozwoli na przygotowanie przez specjalistów niekonwencjonalnego planu wydarzenia i zastosowanie odpowiednich narzędzi do jego realizacji tak, aby założony cel i oczekiwania zostały spełnione w stu procentach.
Co ważnie – w praktyce nie istnieje jeden rodzaju eventu. W tym zakresie nie powinno się uogólniać, ponieważ wydarzenia skierowane są do wybranej grupy docelowej – kandydatów na firmowe stanowiska, studentów bądź absolwentów, czy już zatrudnionych pracowników. Ponadto pamiętać należy o dostosowaniu rodzaju wydarzenia do pokolenia X, Y lub Millenialsów – a do każdego z nich trzeba trafić w inny sposób. Grupy docelowe wybierane są ze względu na oczekiwany efekt związany ze strategią EB. Niezwykle istotne jest, żeby zawsze być przygotowanym na zmiany, żeby dotrzymać kroku, a najlepiej – wyprzedzić konkurencję. W odniesieniu do każdego eventu i każdej grupy docelowej przede wszystkim kreatywność podjętych działań może nas wynieść ponad innych.
Istnieją różne rodzaje eventów. Różnorodność wynika m.in. z opracowanych strategii marketingowych, employer brandingowych, potrzeb biznesowych. Zidentyfikowanie i dobranie wydarzenia potrzebnego w danej sytuacji wiąże się z właściwym zdiagnozowaniem potrzeb, w czym bardzo pomocne okazują się agencje eventowe. Jakie wydarzenia organizacje powinny wdrożyć w swoją strategię employer brandingową?
Dlaczego firmy nie znajdują odpowiednich kandydatów na firmowe stanowiska? Dlaczego cenieni pracownicy odchodzą z organizacji? W obydwóch przypadkach odpowiedzi są takie same – przede wszystkim dlatego, że reputacja i wizerunek firmy nie są wystarczająco atrakcyjne, a poza tym dlatego, że kultura organizacyjna nie jest zachęcająca.
Promocja pracodawcy.
W tym obszarze organizowane są eventy, których założeniem jest zachęcenie potencjalnych kandydatów do aplikowania na oferowane wakaty oraz wydarzenia aranżowane na uczelniach wyższych. W sytuacji panującej obecnie na rynku pracy nie wystarczy ładne ogłoszenie rekrutacyjne, ponieważ można ich znaleźć już naprawdę sporo. Działania w branży eventowej trzeba na bieżąco zmieniać, dostosowując je do aktualnych potrzeb. Mowa tutaj o ogólnie pojętym rynku pracy, niemniej jednak w dużej mierze o zachęceniu pasywnych kandydatów, tych, którzy nie szukają pracy, do jej zmiany i aplikowania na proponowane przez nas stanowisko.
Pierwszym ważnym krokiem, który warto wykonać, jest wyznaczenie EVP – Employee Value Proposition. Budując markę pracodawcy warto poświęcić wiele rozważań na temat wartości firmy i cech, które ją wyróżniają na tle innych pracodawców. Wyjątkowe wartości oferowane przez pracodawcę należy promować i przekonywać do nich grupy docelowe. Kluczowym elementem jest określenie jak firma chce być postrzegana w oczach innych.
Znając rynek pracy i potrzeby określonych grup docelowych, takich jak studenci, profesjonaliści, młode talenty czy fachowcy z doświadczeniem, można wyznaczyć ważne dla nich priorytety i wartości. Następnie przekształcić je w wydarzenie, które będzie się z tymi wartościami integrowało.
Propozycją wydarzenia promującego pracodawcę jest organizacja eventu na uczelniach wyższych, skierowanego do studentów i dopasowanego do ich kierunków studiów. Jeśli profil studenta jest ściśle określony i zarezerwowany dla konkretnych kierunków studiów ważne jest, aby działania eventowe były do tych kierunków dopasowane. W niektórych przypadkach warto z kolei zorganizować taki event, który pozwoli na odskocznię i postawi studentów w zupełnie innej sytuacji. Wszystko uwarunkowane jest tym, co pracodawca chce przekazać i jaki wizerunek zbudować.
Świetnym dopełnieniem całości w obszarze wydarzeń organizowanych na uczelniach jest wykorzystanie firmowych gadżetów. Najlepiej, żeby były to gadżety, które zaskakują, jak np. przenośny głośnik blutooth czy przedmioty codziennego użytku, typu ekologiczny notes wraz z długopisem. Brandowe gadżety mają przypominać o firmie i najlepiej żeby były przedmiotami tak fajnymi, że nikt nie będzie chciał się z nimi rozstawać.
Poza organizacją eventów na uczelniach warto także współpracować z organizacjami studenckimi. Trzeba mieć na uwadze fakt, że to współdziałanie z młodymi, kreatywnymi osobami, mającymi poparcie wśród studentów i zrzeszającymi sporą społeczność studencką. Udzielenie im wsparcia bądź po prostu zasponsorowanie pewnych działań w zamian za wystąpienie na evencie zwraca uwagę całej grupy na markę.
Zainwestuj w eventy!
Pracownicy są najlepszymi ambasadorami marki pracodawcy.W tym kontekście to na emocje pracowników powinno się zwracać szczególną uwagę. Tym samym każda organizacja powinna jak najczęściej organizować wydarzenia skierowane do obecnie zatrudnionych pracowników. Poprzez eventy wewnątrzfirmowe można zrealizować wiele założonych celów. To przede wszystkim okazja do integracji i budowania zespołów, wzmacniania efektu synergii, informowania pracowników o bieżącej sytuacji firmy, składania podziękowań zespołowi, nagradzania najlepszych, motywowania, nawiązania silnej współpracy ze wszystkimi pracownikami. Dzięki takim działaniom wzmacniamy ich zaangażowanie i efektywność. Wewnątrzfirmowe wydarzenia to także możliwość realizacji założeń polityki CSR. Gdy firma stawia na ochronę środowiska warto zorganizować chociażby warsztaty, na których uczy się jak wykorzystywać surowce wtórne i wykonać z nich przedmioty codziennego użytku typu pufy z plastikowych butelek zrobione w 10 minut. Takie działania podkreślają dbałość o realizację założeń CSR.
Najpopularniejszym eventem organizowanym w firmach (i czasami niestety jedynym) jest coroczna konferencja, gala czy jubileusz. Czasami to jedyna okazja do spotkania zarządu z pracownikami, tym samym wydarzenia o takim charakterze są potrzebne i cenne. Warto wykorzystać eventy tego typu aby pokazać, że zarząd jest blisko ludzi i potrafi z nimi rozmawiać. Ponadto podczas takich wydarzeń trafne jest informowanie pracowników o misji i wizji firmy, pokazanie do czego dąży, wskazanie zmian organizacyjnych i biznesowych. Ważne jest, aby cały program wydarzenia, branding, proponowane atrakcje oraz program wieczorny były ze sobą spójne i miały wspólny cel.
Uzupełnieniem działań konferencyjnych jest program wieczorny skupiający się na integracji zebranych pracowników i dobrej zabawie. Ta część to szansa na zacieśnianie prywatnych relacji, swobodną rozmowę z członkami zarządu, wymianę doświadczeń. Często podczas programów wieczornych padają najlepsze pomysły dotyczące optymalizacji procesów czy zmian mogących je usprawnić!
Siła efektywnego i dobrze działającego zespołu jest znana wszystkim. Jak tą moc wskrzesić? Co zrobić, by była jeszcze większa?
Eventy to także wydarzenia skupiające się na łączeniu szkoleniowych technik integracyjnych i atrakcji. Najczęściej wykorzystywana do budowania programu team buildingowego gamifikacja włącza działania w scenariusz obowiązujący przez cały lub część wyjazdu. Postawienie uczestników przed różnego rodzaju wyzwaniami, powierzanie im ustalonych ról, wysłanie poza strefę komfortu, by pokazać jak ważna jest praca zespołowa pozwala na uzyskanie efektu synergii i podkreślenie ile można zyskać pracując razem.
Agencje eventowe prześcigają się w propozycjach team buildingu. Trzeba jednak pamiętać o najważniejszym – żeby oprócz świetnej zabawy scenariusze gier były opracowywane przy współpracy z doświadczonymi trenerami – tak, aby zawierały wartość merytoryczną i przynosiły oczekiwane efekty. Działania team buildingowe przede wszystkim podnoszą efektywność pracy, ale jednocześnie wpływają na optymalizację firmowych procesów, zwiększają świadomość pracowników o misji i wizji firmy oraz mogą stać się podstawą do zastosowania nowych rozwiązań.
Moc eventów można wykorzystać do budowy programów aktywizujących dla pracowników.
Programy motywujące zbudowane są w oparciu o misję i wartości firmy oraz działania CSR. W przeważającej mierze programy tego typu tworzone są dla sieci sprzedaży celem efektywniejszej realizacji stawianych celów handlowych. Oparte są na gamifikacji, połączonej ze specjalnie uruchomionymi platformami internetowymi czy aplikacjami mobilnymi. Jednak pracowników można aktywizować nie tylko do realizacji celów sprzedażowych. Zmiana konstrukcji programu i wyznaczenie celów poza sprzedażowych pozwala na stworzenie programów aktywizujących dotyczących zdrowia, bezpieczeństwa i higieny pracy, bezpieczeństwa w ruchu drogowym, szeroko pojętej ochrony środowiska. Programy te różnią się tym, że oprócz działań na platformach internetowych czy aplikacjach, które obserwują ich działania i motywują do odrobiny pozytywnej rywalizacji, uzupełnione są cyklem eventów związanych bezpośrednio ze stawianymi celami. Dzięki wydarzeniom, nacechowanym dobrą zabawą i niekonwencjonalnymi sposobami przekazu, pracownicy w naturalny sposób zdobywają nową wiedzę i umiejętności. Jest to zdecydowanie łatwiejsza forma dotarcia do pracownika niż prowadzenie wielogodzinnych, czysto teoretycznych szkoleń.
Programy aktywizujące pracowników, zaprojektowane w kreatywny sposób, mogą doskonale łączyć w sobie wiedzę teoretyczną i warsztaty praktyczne. Co ważne, muszą mieć opracowany swój branding, który można wykorzystać i promować na wszystkich wydarzeniach organizowanych przez firmę.
Programy motywujące mają szczególne znaczenie dla HR-u firmy – aktywizują pracowników do podjęcia działań służących ich dobru, co w szerszej perspektywie przekłada się na dobro całej firmy. Konstrukcja takich programów nie jest prosta, dlatego warto ją powierzyć specjalistom z agencji eventowych.
Mając na względzie emocje pracowników, strzałem w dziesiątkę jest organizowanie wydarzeń dla pracowników i ich rodzin. Pikniki rodzinne, dzień dziecka, dzień zdrowia, mikołajki, wspólne firmowe świętowanie i cała gama innych okolicznościowych okazji to doskonała forma wzmocnienia więzi między pracownikami. Podczas takich spotkań współpracownicy i ich rodziny poznają siebie nawzajem, wspólnie wykonują zadania (w szczególności dzieci), dają się poznać od trochę innej strony niż na co dzień, a event przebiega w rodzinnej, luźnej atmosferze.
Tego typu wydarzenia zapewniają odpowiednią równowagę pomiędzy obowiązkami pracowniczymi a czasem prywatnym. Dzięki temu, że pracownicy mogą przyjść na wydarzenie przeznaczone dla całych rodzin, oprócz integracji pracowniczej organizujemy im możliwość spędzenia czasu z rodziną i pokazujemy kreatywne sposoby na zagospodarowanie czasu po pracy. Często puszczanie latawca czy lepienie garnuszków z gliny – coś, czego nie robi się na co dzień przez nawał innych obowiązków czy ciągły brak czasu – jest spełnieniem marzeń naszych dzieci. Do tego atrakcyjne pokazanie dzieciom jak i w jakiej firmie pracują ich rodzice może zaowocować zdobyciem małych ambasadorów marki. Takie wydarzenia to oczywiście sposób na budowanie wizerunku pracodawcy sprzyjającego rodzinom, pamiętającego o work- life balance i szanującego te zasady.
Częste organizowanie eventów wewnątrzfirmowych jest dobrą inwestycją w wewnętrzną komunikację marki pracodawcy. Organizowane wydarzenie może dotyczyć różnych obszarów: otwarcie nowego działu, imprezy świąteczne, quizy i konkursy wewnętrzne, pracownicze inicjatywy integracyjne, eventy dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa pracowników i ich otoczenia.
Żeby zobrazować zagadnienie eventów w strategii employer brandingu i pokazać jak zorganizowane wydarzenie wygląda w praktyce, możemy posłużyć się przykładem jednego z centrów outsourcingowych z Polsce – Heineken.
„W ciągu roku organizujemy około 10 wydarzeń skierowanych do pracowników. Jako firma outsourcingowa zależy nam na utrzymaniu pracowników i wzmacnianiu ich przywiązania do marki Heineken. Eventy organizujemy badając potrzeby pracowników, trafiając w ich gust, angażując do udziału w nich. Sprawiamy, że lubią te wydarzenia i z niecierpliwością czekają na następne. My z kolei z roku na rok staramy się ich zaskakiwać i tworzyć nowe projekty eventowe. Warto jednak zaznaczyć, że przy projektowaniu i organizacji eventów wspieramy się firmą evetnową FSWO, która rozumie nasze potrzeby i zna naszych pracowników, dzięki czemu są one wręcz „szyte na miarę” i za każdym razem wzbudzają coraz większe zadowolenie. Dzięki eventom i innym działaniom wewnątrz struktury Heineken Kraków, takich jak programy rozwojowe, możliwości certyfikacji, pracy w międzynarodowym środowisku, udaje nam się zmniejszyć fluktuację pracowników i zwiększyć efektywność ich pracy.Jednym z takich wydarzeń jest Program HandS-On. Projekt, zgodny z polityka Life Safety Rules, skierowany jest do pracowników biurowych. Jest to program aktywizujący pracowników w zakresie bezpieczeństwa i zdrowia, oparty na serii wydarzeń. Przygotowując się do tego projektu wybraliśmy tematykę zdrowia i bezpieczeństwa nie bez przyczyny. Nasze biuro umiejscowione jest w zatłoczonym Krakowie. Tutaj codziennie zdarzają się wypadki w drodze do lub z pracy. Kilku naszych pracowników również ucierpiało z tego powodu. Oczywiście dla nas najważniejsze jest bezpieczeństwo pracowników i, o ile o to w biurze jesteśmy w stanie zadbać, o tyle ich podróże były dotychczas elementem, na który nie mieliśmy wpływu. Chcieliśmy zdziałać coś w kierunku prewencji – stąd szeroko pojęte bezpieczeństwo.
Drugi temat – zdrowie – wdrożyliśmy do projektu z uwagi na siedzący tryb pracy i coraz częściej siedzący tryb życia. Chcemy zrobić wszystko, co możliwe, żeby zwiększyć świadomość naszych pracowników odnośnie tego, jak cenne jest zdrowie oraz nauczyć ich zdrowych nawyków. W ciągu całego roku w strukturze naszej organizacji wdrożony jest program Dr Heineken, skupiony na zdrowiu pracowników przez chociażby dostarczanie owoców do biura.Seria wydarzeń została dopasowana do naszego kalendarza eventowego trwającego cały rok. Po opracowaniu zagadnień programu, z pomocą agencji opracowaliśmy cały branding programu oraz materiały reklamowe. Kolejnym krokiem było zaplanowanie wszystkich wydarzeń i wytyczenie aktywności, jakie mają się na nich znaleźć. W pierwszej kolejności, jako Heineken Kraków, zakupiliśmy defibrylator udostępniony wszystkim pracownikom całego biurowca. Istotne było oczywiście poinformowanie każdego pracownika gdzie znajduje się defibrylator, w związku z czym zorganizowaliśmy tematyczną akcję promującą.
Kluczowym wydarzeniem był HandS Day, podczas którego pracownicy mieli możliwość uczestnictwa w praktycznych warsztatach organizowanych w biurze. Przeprowadzone zostały instruktaże ucieczki z zadymionego pomieszczenia i wysokiego budynku, komunikacji w sytuacjach stresowych, prawidłowego używania gaśnic. Wszystkie warsztaty odbyły się z aktywnym udziałem naszych pracowników. Podczas następnego wydarzenia – International Kids Day – uczyliśmy dzieci jak udzielić pierwszej pomocy dorosłej osobie, a dorośli mogli poćwiczyć udzielanie pomocy niemowlakom czy dzieciom. Kolejne eventy ponownie obfitowały w propagowanie wszechobecnego bezpieczeństwa. Dzieci wraz z rodzicami mogły uczyć się znaków drogowych, rozwiązywać quizy i weryfikować zdobytą wiedzę w praktyce poruszając się po wyznaczonych trasach, a nagrodą za ich postawy były specjalne legitymacje rowerowe. Sztafety strażackie uczyły poruszania się po drodze na rowerze w specjalnie przygotowanym miasteczku rowerowym. Obowiązkowo promowane były warsztaty z udzielania pierwszej pomocy. A żeby dać też chwilę wytchnienia ciału, przygotowane były strefy relaksu z masażystami. Następnym wydarzeniem, które planujemy zrealizować w ramach Programu HandS-On jest Dzień Rowerowy, zachęcający pracowników do przyjeżdżania do pracy na rowerach. Tym samym chcemy przekonać ich, że taki sposób poruszania się korzystnie wpłynie na ich zdrowie, ochronę środowiska oraz emisję CO2 (co w Krakowie jest niezwykle ważne). Na tym oczywiście nie koniec. Do końca roku mamy zaplanowane kolejne aktywności. Cały program zostanie podsumowany pod koniec roku Christmas Galą. Wybraliśmy taki program aktywizujący, składający się z eventów, gdyż najbardziej angażuje on pokolenie, które jest naszymi pracownikami. Poprzez zabawę możemy przekazać im bezcenną wiedzę, która kiedyś może uratować komuś życie…”
Organizacja eventów służy przede wszystkim pracownikom. Wyrażanie dbałości o każdego pracownika w ten sposób skutkuje zwiększeniem ich lojalności i motywacji, zmniejszeniem fluktuacji, efektywniejszej pracy w zaangażowanych, zintegrowanych zespołach. Z kolei zadowolony pracownik to najlepsza wizytówka firmy. Jednocześnie działając w tym zakresie rozwijamy strategię Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR).
Eventy to doskonała okazja do budowania atmosfery i kultury organizacyjnej oraz wizerunku firmy. Pamiętajmy, że stawianie na pracowników i kreowanie silnych relacji z nimi to inwestycja, a nie koszty.
