Po co hostessy na evencie?
Jaką rolę odgrywa hostessa na evencie? W jaki sposób pracować z hostessami i na co zwracać szczególną uwagę? Jak szukać hostess na event? Odpowiedzi na te pytania znajdziecie w poniższym artykule. Tym samym zachęcamy Was do wymiany doświadczeń z takiej współpracy.
Organizując event elementem obowiązkowym jest hostessa, niektórzy traktują ją jako zło konieczne. Wielu klientów agencji eventowych nie rozumie w jakim celu są zatrudniane. Na przestrzeni lat współpraca z hostessami, jej obowiązki i regulaminy pracy uległy zmianom.
Jeszcze kilka lat temu wiele dziewczyn chciało pracować jako hostessy. Rekrutacja na takie stanowiska była obarczona w kilka podstawowych elementów jak wygląd, inteligencja, znajomość języków obcych. Dzięki temu dziewczyny, które się tym zajmowały były chętnie angażowane przez firmy eventowe i dobrze wynagradzane za swoją pracę. Pośrednikami w zatrudnianiu hostess były agencje modelek, które miały jeszcze większe wymagania co do nich. Hostessy głównie pracowały na wszelkiego rodzaju targach i wystawach. Mogły liczyć na kontrakty długoterminowe na wyłączność z niektórymi agencjami eventowymi lub modelek. Dziewczyny pracujące w takim zawodzie wiedziały dokładnie jakie jest ich zadanie, wiedziały czego nie robić i były fantastyczną wizytówka firmy, marki czy agencji. Niestety dzisiaj zmieniło się prawie wszystko.
Na rynku pojawiły się agencje nastawione tylko na rekrutację i angażowanie hostess na eventy. Dla organizatora wydarzeń jest to dobre rozwiązanie z punktu widzenia przeniesienia odpowiedzialności za ich pracę. Niestety największym kłopotem jest brak dziewczyn chętnych do takiej pracy. Nie tylko agencje eventowe mają problem z pozyskiwaniem dziewczyn czy chłopaków chętnych do współpracy. Coraz częściej agencje hostess mają z tym problem i ostatecznie na eventy przysyłają dziewczyny przypadkowe, bez żadnego doświadczenia i, co więcej niezgodne z tym, co agencja eventowa wybrała na podstawie portfolio. Współpraca taka jest wtedy obarczona konsekwencjami finansowymi ponoszonymi przez agencję hostess. Do problemów organizatora eventów dochodzi jeszcze brak doświadczenia i profesjonalizmu ze strony dziewczyn, które przyjeżdżają zazwyczaj godzinę przed rozpoczęciem wydarzenia, a czasami jest to zbyt krótki czas, by przekazać im całą wiedzę, jeśli są na evencie po raz pierwszy. Wynika to też z braku profesjonalizmu nawet po stronie dużych agencji hostess, które nie przygotowują dziewczyn do pracy na eventach. Subiektywnym okiem obserwując zmieniającą się współpracę na przestrzeni lat z hostessami dużą rolę w osłabieniu prestiżu tego zawodu miały liczne sytuacje nagłaśniane przez media – agencji towarzyskich, które pod przykrywką agencji hostess pozyskiwały dziewczyny do spotkań towarzyskich z klientami. Wiele dziewczyn dawało się nabrać, przez co obecnie obserwujemy tak słabe zainteresowanie tego typu pracą. Oczywiście jest to jeden z powodów, wpływ na pewno miała sama branża eventowa, agencje modelek i oczywiście zmiana mentalności wśród młodych osób, które niechętnie chcą np. w trakcie studiów pracować.
Czym tak naprawdę hostessa eventowa powinna się zajmować na evencie? Jaka jest jej rola?
Hostessa jest pierwszą osobą z ramienia organizatora, jaką widzi uczestnik wydarzenia. Dlatego staje się tak naprawdę jego wizytówką i reklamą. Od niej zależy jakie pierwsze wrażenie odczują goście. Innym ważnym zadaniem hostessy jest informowanie. Powinna znać odpowiedź na wszystkie pytania związane z eventem. W którym miejscu, o której godzinie, jaki jest program, gdzie są punkty informacyjne, gdzie znajdę organizatora oraz najważniejsze – gdzie są wyjścia ewakuacyjne z budynku. W zależności od rodzaju wydarzenia może również pełnić funkcję animacyjną, zachęcając gości do wzięcia udziału w konkursach czy zabawach. To ona może swoją pozytywna energią zarażać innych i przez to wprowadzać świetną atmosferę.
W jaki sposób wprowadzić hostessę w event? Jak powinna wyglądać odprawa przed rozpoczęciem wydarzenia? Co możemy zrobić jako organizatorzy, by dziewczyny spełniały powyższe role?
Poniżej plan działania, który punkt po punkcie pomoże w odpowiednim przygotowaniu hostess do eventu:
- Na etapie pozyskiwania hostess należy zwrócić uwagę na: doświadczenie, znajomość języków (jeśli to konieczne), urodę oraz wzrost (jest on istotny w sytuacji, gdy dziewczyny będą stały obok siebie). Jeśli organizator korzysta z usług agencji, koniecznie wybierzcie dziewczyny na podstawie zdjęć, co więcej dołączcie je do umowy. Jak już wspomnieliśmy wcześniej coraz częściej agencje przywożą dziewczyny niezgodne z tym, co wybraliśmy. Pamiętajcie, by w umowie z agencją zabezpieczyć się odpowiednim zapisem.
- Strój – konieczny jest jednolity wygląd dziewczyn, nie tylko ubranie jest kluczowe, ale również obuwie. Nie liczcie, że dziewczyny ubiorą się podobnie korzystając z ubrań prywatnych. Czarne spodnie i biała koszula mogą mieć naprawdę wiele interpretacji.
- Stwórz regulamin pracy dla hostess, będący załącznikiem do umowy, który każda z nich przed eventem musi podpisać. Poniżej zamieścimy przykładowy regulamin pracy.
- Gdy potrzebujesz na event dużej ilości hostess poproś agencję hostess o koordynatora, który pomoże Ci kontrolować dziewczyny i rozdzielać im pracę. Jest to zazwyczaj usługa dodatkowo płatna, jednak bardzo pomocna, jeśli oczywiście koordynator wie co ma robić. Koordynator tak samo jak hostessa powinien podpisać regulamin pracy, obowiązują go takie same zasady.
- Przygotuj dla nich garderobę, gdzie będą mogły spokojnie się przebrać i zostawić w bezpiecznym miejscu swoje rzeczy. Nikt nie chciałby przebierać się w toalecie. Jeśli nie masz możliwości wyznaczenia osobnego pomieszczenia, poinformuj koniecznie agencję hostess -stroje można dostarczyć wcześniej, tak by hostessy przyjechały już gotowe na event.
- Po przyjeździe wszystkich hostess na miejsce wydarzenia, oprowadź je po obiekcie. Wskaż punkty informacyjne, garderobę, toalety, gdzie mogą znaleźć osobę kontaktową ze strony organizatora wydarzenia, gdzie odbywają się wszystkie atrakcje eventu oraz oczywiście wyjścia ewakuacyjne oraz drogę ewakuacji.
- Przekaż każdej hostessie harmonogram wydarzenia i poproś o zapoznanie się z nim.
- Rozdziel zadania pomiędzy hostessami. Wskaż miejsca, w których powinny stanąć, określ dokładnie co mają robić. Dla początkujących hostess istotna może okazać się również rada w jaki sposób stanąć.
- Rozplanuj przerwy dla hostess, wyznacz je zanim event się rozpocznie. Konieczne jest również wyznaczenie długości przebywania w toalecie (maksymalnie 5 minut), ponieważ zdarzają się godzinne wyjścia do toalety, wykluczając oczywiście sytuacje losowe.
- W trakcie eventu kontroluj hostessy. Unikaj ustawienia hostess parami – zwracaj uwagę czy nie „przegadują” eventu, nie wykonując tym samym pracy. Całkowicie zabronione jest spożywanie alkoholu oraz posiłków korzystając z cateringu dla gości. Przypominaj o uśmiechu 🙂
Poniżej regulamin pracy wraz z naszymi komentarzami:
REGULAMIN PRACY HOSTESSY
1.) Każda hostessa ma obowiązek uczestnictwa w szkoleniu przed rozpoczęciem pracy (grupowym lub indywidualnym).
2.) Wymagamy elastyczności w ustalaniu lokalizacji pracy.
3.) Hostessa zapoznaje się z tematem imprezy, strojem do niej przypisanym, godzinami pracy oraz charakterem wykonywanego zlecenia.
4.) Wymagamy aktywności w pracy – Niestety jest to największa przywara młodego pracownika, wydaje mu się, że właściwie zleceniodawca powinien mu zapłacić za to, że się w ogóle pojawił. Jest to bardzo duże uogólnienie i stwierdzenie krzywdzące wielu dobrych pracowników, natomiast jest coraz częstszą praktyką
5.) Przestrzeganie ustalonych zasad dotyczących pracy, tj: a) zakaz palenia w trakcie pracy – Bardzo niedobrze wygląda jeśli hostessy palą w pracy, tym bardziej jeśli robią to w kontakcie z klientem. Według danych statystycznych tylko 27% społeczeństwa pali papierosy, co powoduje, że pozostała grupa nie. Tym samym narażamy się na zły wizerunek.
b) zakaz używania telefonu komórkowego podczas pracy – Plaga XXI wieku. Mimo zakazów i kar hostessy przemycają telefony w bieliźnie, chowają blisko stanowiska. Wymykają się do szatni tylko po to, by sprawdzić pocztę lub facebooka.
c) zakaz kontaktów intymnych z klientami – Niestety zdarza się zwłaszcza na imprezach sprzedażowych
d) zakaz obscenicznego zachowywania się z klientami podczas pracy
e) zakaz spożywania alkoholu podczas pracy oraz innych odurzających substancji
f) korzystanie z toalety możliwe jest w czasie przerw lub jeśli wystąpi potrzeba, po wcześniejszym uprzedzeniu opiekuna – Jak się okazuje statystycznie hostessa w pracy do toalety „musi” wyjść 2 razy w ciągu godziny, na 15minut. Fizjologii nie da się oszukać, jest to oczywista oczywistość, ale fizjologia ma też swoje prawa. Do toalety wysyłajmy dziewczyny parami, zwłaszcza na wieczornych imprezach – ze względów bezpieczeństwa. Pojawia się wtedy wielu pijanych gości, którzy bardzo często zaczepiają hostessy.
g) posiłki oraz napoje spożywamy w trakcie przerw i w miejscu wyznaczonym przez organizatora
h) nie opuszczamy miejsca eventu bez zgody organizatora.
- Hostessa ma godnie reprezentować swoja firmę, dlatego zobowiązuje się profesjonalnie opiekować klientem w ramach swoich kompetencji.
- Hostessa jest uśmiechnięta podczas pracy – stwarza przyjemną i sympatyczną atmosferę.
- Hostessa pozuje do zdjęć z uśmiechem, nie ucieka od aparatu, potrafi stosownie się zachować oraz przyjmować elegancką postawę – pamiętajmy o tym, ponieważ zdjęcia z hostessami są najczęściej oglądanymi po imprezie 🙂
- W razie zainteresowania zatrudnieniem hostess na inny event wręczamy wizytówkę firmy bądź przekierowujemy potencjalnego klienta do organizatora.
- Zabrania się reklamy własnej osoby oraz innych podmiotów na evencie.
- Zabrania się robienia jakichkolwiek zdjęć z imprezy.
Zamieszczamy również poniżej kilka linków pomocnych przy wyszukiwaniu hostess.
https://www.facebook.com/groups/193935910740934/?fref=ts
https://www.facebook.com/groups/663469363785999/?fref=ts – grupa HOST TEAM w poszczególnych dużych miastach
http://strefa-hostess.pl/moja-wizytowka/
Opowiedzcie o Waszych doświadczeniach i POWODZENIA! 🙂
