Impreza plenerowa- jak ocenić czy jest bezpieczna?
Impreza plenerowa – co musicie wiedzieć o bezpieczeństwie na evencie? Kilka sugestii agencji eventowej FSWO.
Organizacja imprezy plenerowej i jej odpowiednie zabezpieczenie to ogromna odpowiedzialność, jaką ponosi agencja eventowa. Dlatego ocena ryzyka rozpoczyna się już na etapie planowania wydarzenia. Należy wziąć pod uwagę zagrożenia związane z miejscem, terminem i charakterem wydarzenia oraz warunkami atmosferycznymi (przede wszystkim wiatrem). Z perspektywy uczestnika natomiast dobrze jest wiedzieć na co należy zwrócić uwagę, dołączając do imprezy plenerowej (szczególnie na masową skalę).
Jeśli nie zauważysz tych elementów zastanów się, czy chcesz pozostać na imprezie
Rolą każdego organizatora wydarzeń, bez względu na to, czy jest to agencja eventowa czy firma realizująca wydarzenie na własną rękę, jest ocena ryzyka przed przeprowadzeniem eventu. Zidentyfikowane muszą zostać potencjalne zagrożenia, takie jak: lokalizacja, ukształtowanie terenu, narażenie na niekorzystne warunki atmosferyczne, dostęp do służb ratunkowych, zabezpieczenie infrastruktury elektrycznej, drogi ewakuacji. Wchodząc na imprezę plenerową uczestnik powinien zwrócić uwagę na oznakowanie wydarzenia: dróg ewakuacyjnych, punktów pierwszej pomocy, stref wejścia i wyjścia, stref rozrywkowych etc. Istotne jest również czy podczas eventu obecne są dedykowane osoby do kontroli tłumu i kierowania ruchem. Podczas imprez plenerowych, zawsze obowiązkowa jest obecność odpowiednich służb: pogotowia, policji i straży pożarnej. Ważne jest, aby sceny, podesty czy namioty były odpowiednio zabezpieczone, a cały teren oświetlony. Jeśli już przy wejściu na imprezę w plenerze wytyczne są spełnione, z perspektywy uczestnika wiemy, że organizator odpowiednio zabezpieczył wydarzenie. Jeśli nie – warto zastanowić się, czy chcemy ryzykować i pozostać w tym miejscu.
Impreza plenerowa – najczęściej pomijane kwestie wpływające na bezpieczeństwo
Z punktu widzenia uczestników – im ciekawsza lokalizacja w jakiej odbywa się impreza plenerowa, tym lepiej. Nie można jednak zapominać o tym, by ta lokalizacja dawała warunki do bezpiecznej ewakuacji. Decydować o tym mogą kwestie typu: czy nie są to tereny osuwiskowe, czy są w pobliżu zbiorników wodnych, czy w okolicy nie trwają roboty budowlane. Warto zwrócić również uwagę na liczbę wyjść ewakuacyjnych w porównaniu do wielkości terenu i ilości uczestników imprezy. Obowiązkiem każdej agencji eventowej czy innego organizatora wydarzeń jest medyczne zabezpieczenie imprezy plenerowej. Każdy uczestnik powinien upewnić się, że na terenie wydarzenia znajdują się odpowiednio oznaczone i dostępne dla wszystkich punkty medyczne. Umieszczenie czytelnych oznaczeń, znaków i wytycznych ma olbrzymi wpływ na bezpieczny przebieg eventu. Jest jeszcze lepiej, jeśli na imprezie wykorzystane są systemy komunikacji – od megafonów, poprzez nośniki nagłośnieniowe, po aplikacje informujące o standardach bezpieczeństwa czy np. zmianach harmonogramu.
Czego spodziewać się po profesjonalnych agencjach eventowych?
To, o czym mowa powyżej, to must have każdej imprezy plenerowej. Fajniej jednak, gdy agencja eventowa wyróżnia się dodatkowo czymś więcej w kwestii dbałości o bezpieczeństwo. Zawsze mile widziana jest agencja ochrony monitorująca cały event. Poczucie bezpieczeństwa wzrasta również, gdy przy wejściach obowiązuje kontrola dostępu, prowadzona przez wyznaczony personel wykluczający wstęp osobom nieuprawnionym. Profesjonalni organizatorzy eventów dbają również o odpowiednie szkolenia dla personelu i certyfikację swoich pracowników. Dodatkowo, przed każdą imprezą, powinny zostać przeprowadzone instruktaże w zarządzaniu tłumem. Ochrona, pracownicy techniczni, obsługa – te osoby zawsze powinni być świadome procedur postępowania i wiedzieć jak reagować na sytuacje kryzysowe.
Pomimo faktu, że odpowiedzialność za organizację imprezy plenerowej czy innego wydarzenia leży po stronie organizatora, warto znać najważniejsze wytyczne dotyczące bezpieczeństwa podczas tego typu eventów. Zwrócenie uwagi na kilka podstawowych kwestii już przy wejściu na imprezę pomaga w realnej ocenie sytuacji i podjęciu decyzji i bezpiecznym pozostaniu na imprezie. Wiedza o tym, na co warto tę uwagę zwrócić, ma ogromne znaczenia dla bezpieczeństwa i komfortu każdego uczestnika eventu.
