Chcesz być reżyserem? Zostań event managerem! czyli główne cechy organizatora eventów

Praca przy wielu eventach nauczyła nas (między innymi) tego, że dobry organizator eventów powinien posiadać pewne cechy. Niektórzy mają to szczęście, że dane im jest się z nimi urodzić 🙂 , inni natomiast muszą popracować, żeby je nabyć. Z całą pewnością jednak nie jest tak, że są to cechy wrodzone i posiadają je tylko wybrani. Poza paroma zasadami, do których należy się stosować, czynnikiem ograniczającym działania organizatora eventu jest tylko… jego wyobraźnia. Dobrym organizatorem można… zostać!

Zatem jakie cechy powinien posiadać naprawdę dobry organizator eventów?

Przede wszystkim kreatywność. W tej branży milion pomysłów na minutę to karta przetargowa. Nie ma dwóch takich samych eventów. Nie można zatem podchodzić do organizacji któregokolwiek szablonowo. Cele, potrzeby i oczekiwania klientów oraz uczestników wydarzeń są inne i dla każdego powinniśmy znaleźć pomysł na TEN  event. W tym obszarze wymagane jest także indywidualne podejście do klienta, a mile widziana empatia.

Po drugie – komunikatywność i łatwość w nawiązywaniu kontaktów. Organizator eventów pracuje w zespole, jest głównodowodzącym, ale przede wszystkim współpracownikiem. Poza tym rola ta wymaga umiejętności prowadzenia negocjacji, załatwienia kontraktów, pozwoleń. Interakcja z innymi osobami jest zwyczajnie wpisana w ten zawód. Tym samym organizator eventów musi być komunikatywny i rzeczowy, żeby współpraca z nim zarówno załogi, jak i klientów, była oparta na jak najprostszym i najskuteczniejszym przekazie.

Po trzecie – dobre zorganizowanie. To zarówno cecha, jak i zasada dobrego organizatora eventów. Przygotowanie eventu to złożony proces obejmujący planowanie, realizowanie i koordynowanie działań, czasami jednocześnie. Posiadanie planu i działanie zgodnie z nim pozwala uniknąć chaosu i zadbać o każdy szczegół. W parze ze zdolnościami organizacyjnymi często idzie umiejętność przewidywania, dzięki której możemy zabezpieczyć się planem awaryjnym. Wówczas nic nie powinno nas zaskoczyć. W razie jednak gdyby coś poszło nie tak, dobrego organizatora eventów powinna cechować gotowość na „tu i teraz” – szybkie i sprawne reagowanie na zaistniałe sytuacje, skuteczne działanie w sytuacji kryzysowej, umiejętność znalezienia wyjścia awaryjnego.

Dobry organizator powinien posiadać także zdolności przywódcze. Podczas działań eventowych najważniejsza jest efektywna współpraca wszystkich osób pracujących przy wydarzeniu, a to organizator wyznacza jej kierunek i podział zadań. Skuteczne podzielenie ról sprawia, że każdy wie co ma robić i za co jest odpowiedzialny, zapobiega dublowaniu, optymalizuje czas i zadania.

Trzeba mieć świadomość, że osoby organizujące event pełnią funkcję reżysera, scenarzysty, oświetleniowca, scenografa, dj’a, pracownika technicznego, mistrza logistyki… i można by wymieniać dalej 🙂 . Ta funkcja wiąże się z wielozadaniowością. Dlatego ważne jest, aby organizator eventu posiadał wymienione cechy i z przyjemnością wykorzystywał je w swojej pracy. Poza nimi liczy się także zaangażowanie w to, co się robi oraz czerpanie z tego radości i satysfakcji.

Dzięki pracy z profesjonalistami odpowiedzialnymi za organizację eventów, stałemu rozwojowi i warsztatom doszkalającym, można nabyć cechy dobrego organizatora eventów i zostać nim. Pamiętajcie jednak, że to osoby niesamowicie energiczne, posiadające zdwojoną moc do działania. Te dwa walory powinniście mieć, jeśli chcecie przekroczyć magiczny próg branży eventowej.

Powodzenia! 😉